Technique : elle est la plus facile à appréhender, dans la mesure où l’on dispose des ressources, des processus et des méthodes qualifiés pour l’expliciter.
Relationnelle : elle se retrouve lorsque différents métiers, niveaux hiérarchiques et instances de décision sont impliqués. Comment vont réagir chacun de ces acteurs au changement inhérent à tout projet ?
Le risque principal associé à cette complexité est de ne pas atteindre l’objectif assigné au projet. Heureusement, différents leviers d’action peuvent être actionnés pour accroître significativement les chances de réussite. Sous forme d’équation, un moyen mémo-technique pour les retenir :
[(périmètre/nombre de lots+ pilotage)x σ] communication+ressources, avec σ= constante sponsor
1/ La gouvernance et le sponsor du projet : deux leviers pour la prise de décision
La mise en place d’une gouvernance est la réponse organisationnelle pour mettre en place les règles de fonctionnement propres au projet. Les instances qui la composent doivent faire le point sur son avancement et prendre des décisions, parfois difficiles, comme ajuster la trajectoire par rapport à ce qui avait été initialement prévu. La régularité de réunion de ces instances favorise l’expression et l’implication de l’ensemble des acteurs.
Le sponsor est également une pièce essentielle dans le dispositif de prise de décision. Sa position d’influence et son engagement à la réussite du projet permet de garder le cap. Sans sponsor, pas de courroie de transmission vers les plus hauts niveaux de la hiérarchie. Sans visibilité, une faible garantie de survie pour le projet.
2/ Un périmètre clairement défini et un pilotage régulier optimisent la sécurisation opérationnelle du projet
L’exercice de définition du périmètre est un exercice délicat dans la mesure où il doit répondre à deux objectifs contraires :
-
- d’être suffisamment exhaustif pour répondre aux besoins des acteurs du projet et favoriser par là-même leur implication
- et rester réaliste, donc réalisable.
La première partie de l’exercice doit ouvrir les champs des possibles : l’objectif est de laisser libre cours à la production d’idées pour entrevoir l’étendue des possibilités d’actions. La seconde partie consiste à réduire le périmètre à une réalité adressable et le lotissement est alors la solution à privilégier, car elle permet notamment de mieux maîtriser le triangle coût/qualité/délai. La réalité d’un périmètre est souvent le résultat de compromis s’inscrivant dans des négociations entre les différents acteurs.
Ce périmètre est à publier officiellement dans le cadre d’un « contrat projet », auquel on pourra faire référence, notamment pour la gestion d’un forfait avec un prestataire externe, où le périmètre peut devenir une variable d’ajustement par rapport aux coûts.
Bien entendu, un pilotage régulier des coûts réellement engagés, de l’atteinte des jalons, de la qualité des livrables est incontournable pour s’assurer de l’avancement des engagements pris dans le « contrat projet ». La réussite d’un projet se construisant au fur et à mesure, ces indicateurs annoncent la couleur : de vert si la tendance est favorable à rouge en cas de points durs.
Pour obtenir plus d’informations sur les démarches de l’équipe Conduite du changement au sein de KESTIO et comment les mettre en œuvre dans votre environnement, envoyez un e-mail à l’adresse suivante : info@kestio.com, objet : Gestion de projet
3/ Le management des ressources et la communication sont les clefs de la performance d’un projet complexe
Bien entendu, les compétences des ressources pour résoudre les problématiques identifiées dans le cadre du périmètre sont nécessaires mais pas suffisantes. C’est la dynamique des acteurs de l’équipe projet entre eux qui est la clef de la performance du projet au quotidien et impacte directement le triangle coût/qualité/délai. Un projet peut prendre du délai par rapport à des points techniques plus ardus à résoudre que prévu. Mais il peut se retrouver au point mort si les acteurs n’arrivent pas à partager les mêmes objectifs et à coordonner leurs efforts pour les atteindre. La motivation des équipes s’entretient d’autant mieux que les victoires sont rapides (« quick wins) et fêtées.
La communication est également à soigner, faite à la fois d’un discours de vérité, basé sur les faits, et de la promotion des bénéfices identifiés du projet : ne pas se voiler la face sur les difficultés rencontrées, tout en maintenant l’adhésion, voilà le défi à relever avec constance et détermination.
Chez KESTIO, nous sommes convaincus que la réussite de la gestion d’un projet complexe repose sur une prise en compte la plus objective possible de son contexte, de la clairvoyance du chef de projet sur les atouts disponibles mais aussi les points potentiels de rupture qui peuvent venir déstabiliser l’ensemble. Et de ce point de départ, être capable de construire une trajectoire commune et une aventure collective. Chez KESTIO, nous accompagnons de nombreux projets d’entreprise sur la voie, jamais droite, du succès.
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