Et les résultats parlent d’eux-mêmes : en l’espace de quelques mois, nous avons réussi à faire gagner 50 % de temps de travail à nos commerciaux ! Un temps qu’ils consacrent désormais uniquement à vendre, enfin libérés des tâches les moins intéressantes. Avec un triple bénéfice pour l’entreprise : optimiser les coûts salariaux, multiplier les ventes et améliorer la motivation des commerciaux. Vous aussi, vous aimeriez optimiser le temps de travail de vos commerciaux ?
Voici, en 3 étapes clés, comment leur faire gagner un temps précieux, pour eux comme pour vous.
ETAPE 1 : Précisez vos objectifs
Avant toute chose, il est important de préciser l’objectif que vous souhaitez atteindre en optimisant le temps de travail de vos commerciaux. Cela va avoir un impact direct sur le choix des leviers à activer par la suite : étape du cycle de vente concernée, nature des tâches à « alléger », nouveau mode de traitement adopté pour ces tâches…
Généralement, l’optimisation du temps de travail des commerciaux relève de l’un de ces 3 objectifs :
« FAIRE AUTANT AVEC MOINS » :
Vous vous trouvez par exemple dans l’obligation de gérer une charge constante avec moins de commerciaux, suite au départ inopiné d’un membre de votre équipe commerciale.
Les autres membres de l’équipe doivent alors répartir entre eux le portefeuille client du commercial absent, et la charge de travail correspondante. Pour éviter qu’ils ne fassent passer ces nouveaux comptes au second plan ou qu’ils négligent leurs clients actuels faute de temps, il est nécessaire de les décharger d’une partie de leurs tâches quotidiennes.
« FAIRE PLUS AVEC AUTANT » :
Vous souhaitez que vos commerciaux puissent accorder du temps à une nouvelle priorité stratégique, en parallèle de leurs activités habituelles.
Par exemple, votre entreprise lance une toute nouvelle offre sur laquelle vous misez beaucoup. Vous souhaitez que vos commerciaux « mettent le paquet » sur cette offre, et sur les cibles auxquelles elle s’adresse. Leurs autres activités n’ayant pas disparu pour autant, ils vont devoir trouver un moyen de dégager du temps sur leur planning habituel…
« FAIRE MIEUX AVEC AUTANT » :
Vous avez identifié que vous perdez régulièrement des opportunités du fait de l’éparpillement de vos commerciaux et vous voulez qu’ils restent au maximum centrés sur leur cœur de métier et sur vos clients.
Vous vous être aperçu, par exemple, que vos commerciaux consacraient jusqu’à 50% de leur temps à des tâches autres que la vente (rechercher des données pour enrichir leur fichier de contacts, relancer des prospects suite à un rendez-vous manqué, envoyer des emails de suivi, mettre à jour le CRM…).
Non seulement ces tâches leur prennent beaucoup de temps (un temps qu’ils ne consacrent donc pas à vendre), mais en plus, ce temps vous coûte cher, alors que beaucoup de ces tâches ne nécessitent pas les compétences d’un commercial !
Une fois votre objectif principal clarifié, il est temps de passer à l’étape deux et d’identifier les points d’optimisation prioritaires qui vont vous permettre de l’atteindre.
ETAPE 2 : Identifiez les gisements d’optimisation
Pour identifier les leviers d’optimisation du temps de travail de vos commerciaux à plus fort impact, un recensement préalable de leurs tâches quotidiennes est indispensable.
Plusieurs méthodes sont possibles pour effectuer ce recensement :
- Partir d’une journée-type de travail d’un commercial et noter une à une toutes les tâches réalisées au cours de la journée.
- Partir des étapes-clés du cycle de vente (génération des leads, prospection, découverte, closing…) et lister l’ensemble des opérations qui leur sont rattachées.
Une fois votre liste (la plus exhaustive possible) établie, vous pourrez évaluer le potentiel d’optimisation de chaque activité.
Cette évaluation repose sur 4 critères :
- La durée moyenne de la tâche (courte / moyenne / élevée)
- Sa fréquence habituelle (quotidienne / hebdomadaire / mensuelle)
- Sa complexité estimée (faible / moyenne / élevée)
- La « valeur ajoutée » du commercial dans sa réalisation (faible / moyenne / élevée)
On peut, par exemple, attribuer un degré de “potentiel d’optimisation” de 1 à 3 à la tâche, sur chacun de ces critères, pour obtenir ensuite un score global, comme dans l’exemple présenté ci-dessous :
Plus sa durée et sa fréquence sont élevées, plus vous avez intérêt à optimiser le temps consacré à une tâche, car plus l’impact de cette optimisation sur le temps de travail global de vos commerciaux sera important.
Mais ne vous arrêtez pas à ces deux seuls critères : le degré de complexité d’une tâche et la valeur ajoutée apportée par le commercial dans sa réalisation sont aussi à prendre en compte. Plus ces deux valeurs sont élevées, en effet, plus la tâche sera difficile à déléguer ou à automatiser. Et donc, moins vous devrez la considérer comme prioritaire dans votre démarche d’optimisation.
Dans notre exemple, trois taches ressortent comme présentant un fort potentiel d’optimisation : la qualification du fichier prospects, la prise de rendez-vous avec un prospect suite à un premier rendez-vous manqué, et l’envoi d’emails de suivi après un rendez-vous.
Vos gisements prioritaires d’optimisation définis, il ne vous reste « plus qu’à » définir de quelle façon vous pouvez réduire le temps consacré par les commerciaux à chacune de ces tâches. C’est l’objet de l’étape 3.
ETAPE 3 : Optimisez le process commercial
Quels que soient les gisements d’optimisation identifiés, plusieurs possibilités s’offrent généralement à vous pour optimiser le temps consacré par vos commerciaux à la réalisation de ces tâches.
Elles relèvent essentiellement de 3 ordres :
LA RÉORGANISATION INTERNE :
Il s’agit alors de répartir différemment certaines tâches en interne – le plus souvent suivant une logique de « spécialisation » – pour viser un maximum d’efficacité.
Une tâche purement administrative, comme la saisie des frais de déplacement des commerciaux, par exemple, peut être réaffectée à l’équipe administrative. Ou la saisie des informations clients dans le CRM confiée à l’équipe ADV.
L’EXTERNALISATION :
On peut aussi faire le choix d’externaliser certaines tâches (de préférences les plus chronophages et celles pour lesquelles les commerciaux apportent le moins de valeur ajoutée).
C’est le cas de la qualification des fichiers de contacts, par exemple. Il existe en effet de nombreuses entreprises spécialisées dans le recueil et l’enrichissement de données qualifiées pour alimenter des fichiers de prospection.
L’AUTOMATISATION :
Enfin, on peut aussi automatiser certaines tâches, voire certaines étapes du process de vente. Lorsque c’est possible, cette option est souvent la plus efficace et la moins coûteuse, puisqu’elle ne fait plus appel à aucune ressource humaine une fois mise en place.
Différents outils peuvent être utilisés dans cette optique, en fonction de la tâche à automatiser : outils liés à l’agenda des commerciaux pour faciliter la prise de rendez-vous, à leur boîte mail pour mettre en place des workflows automatisés, à leurs comptes sur les réseaux sociaux pour automatiser la publication de posts sur Linkedin / Facebook ou Twitter, par exemple.
Mais le CRM reste le roi en la matière, puisqu’il cumule généralement toutes ces possibilités et options en un seul outil, permettant de surcroît le suivi centralisé de ces différentes actions.
Dans notre cas, c’est un mix de ces trois options (en fonction des tâches à optimiser) qui nous a permis d’atteindre le résultat enviable de 50% du temps de travail de nos commerciaux ré-affecté à la vente !
Vous trouverez plus de détails sur notre démarche d’optimisation interne dans l’article « Optimiser son process de vente : arrêtez de payer vos commerciaux à ne pas vendre ! » publié précédemment sur ce blog. Vous pouvez vous en inspirer pour faire gagner du temps à vos commerciaux et optimiser votre efficacité commerciale. Alors, et vous, vous commencez quand ?
L’optimisation est votre mot d’ordre? Alors découvrez dans ce webinar comment maximiser le rendement de vos commerciaux en leur faisant gagner 50% de temps :
